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Kleinunternehmer
im Vending.

Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind deine Umsätze am Automaten steuerfrei, wenn dein Gesamtumsatz im Vorjahr 25.000 € nicht überschritten hat und im laufenden Jahr 100.000 € nicht überschreitet. Im Gegenzug bekommst du die Umsatzsteuer aus deinen Einkäufen nicht zurück.

Von Patrick Matthes, Geschäftsführer der Faltrix-Solutions GmbH · Stand: 23. Oktober 2026

Keine Steuerberatung. Dieser Artikel gibt den Gesetzestext in der beim Abruf geltenden Fassung wieder und rechnet ein Beispiel durch. Ob die Regelung für dich passt und was beim Überschreiten einer Grenze im Einzelnen gilt, klärst du mit deiner Steuerberatung.

Die Grenzen im Gesetzestext

§ 19 Abs. 1 Satz 1 UStG macht die Steuerbefreiung an zwei Bedingungen fest. Beide müssen erfüllt sein:

ZeitraumGesamtumsatzWortlaut
Vorangegangenes Kalenderjahrhöchstens 25.000 €„nicht überschritten hat“
Laufendes Kalenderjahrhöchstens 100.000 €„nicht überschreitet“

Gemeint ist der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG. Er wird nach vereinnahmten Entgelten berechnet, also nach dem Geld, das tatsächlich eingegangen ist. Umsätze mit Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens bleiben dabei außer Ansatz. Gehört ein gebrauchter Automat zu deinem Anlagevermögen und du verkaufst ihn, zählt dieser Verkauf also nicht in den Gesamtumsatz.

Wer mehrere Automaten betreibt, rechnet alle zusammen. Die Grenze gilt für den Unternehmer, nicht für den einzelnen Automaten oder Standort.

Was das für den Einkauf heißt

Die Kehrseite steht in § 15 Abs. 2 Nr. 1 UStG: Vom Vorsteuerabzug ausgeschlossen ist die Steuer auf Lieferungen, die der Unternehmer für steuerfreie Umsätze verwendet. Da deine Umsätze als Kleinunternehmer steuerfrei sind, holst du dir die Umsatzsteuer auf Ware, Automaten und Ersatzteile nicht vom Finanzamt zurück. Sie ist für dich echte Kosten.

Daraus folgt eine einfache Regel für die Kalkulation: Im Verkauf zählt der volle Preis, den der Kunde zahlt. Im Einkauf zählt der Bruttobetrag von der Rechnung, nicht der Nettobetrag.

Ein Rechenbeispiel

Ein Riegel kostet am Automaten 1,50 €. Im Einkauf zahlst du 0,60 € netto plus 7 % Umsatzsteuer, also 0,64 € brutto (gerundet).

  • Mit Regelbesteuerung: 1,50 € ÷ 1,07 = 1,40 € netto. Minus 0,60 € Einkauf netto ergibt 0,80 € Deckungsbeitrag.
  • Als Kleinunternehmer: 1,50 € Verkaufspreis minus 0,64 € Einkauf brutto ergibt 0,86 € Deckungsbeitrag.

Bei Ware im Automaten bleibt dir als Kleinunternehmer je Stück also oft mehr. Das kippt, sobald du viel Umsatzsteuer im Einkauf bezahlst, die du nicht zurückbekommst, etwa beim Kauf eines neuen Automaten. Ob sich die Regelung für dich rechnet, hängt deshalb nicht nur an der Ware, sondern auch an deinen Investitionen.

Den Unterschied zwischen 7 % und 19 % im Verkauf musst du als Kleinunternehmer nicht herausrechnen. Im Einkauf spielt er weiter mit, weil die gezahlte Steuer bei dir als Kosten bleibt. Mehr dazu im Artikel 7 % oder 19 % Umsatzsteuer im Automaten.

Freiwillig verzichten

Nach § 19 Abs. 3 UStG kannst du gegenüber dem Finanzamt erklären, dass du auf die Kleinunternehmerregelung verzichtest. Die Erklärung ist unwiderruflich und bindet dich mindestens für fünf Kalenderjahre. Danach kannst du den Verzicht mit Wirkung zum Beginn eines Kalenderjahres widerrufen. Diese Entscheidung triffst du nicht nebenbei, sondern mit deiner Steuerberatung.

Wenn dein Betrieb wächst

Mit jedem neuen Automaten steigt dein Umsatz. Behalte deshalb beide Grenzen im Blick: die 25.000 € für das abgelaufene Jahr und die 100.000 € für das laufende. Was genau ab dem Überschreiten im laufenden Jahr gilt, regelt § 19 Abs. 1 nicht ausdrücklich in einem eigenen Satz. Kläre das rechtzeitig mit deiner Steuerberatung, bevor es so weit ist.

VendTRIX hat dafür einen Kleinunternehmer-Modus nach § 19 UStG: GuV ohne Umsatzsteuer, Einkauf brutto, Warnung vor den Umsatzgrenzen.

Mit deinen eigenen Preisen nachrechnen

Der Margenrechner hat einen Kleinunternehmer-Modus. Rechne dasselbe Produkt einmal mit und einmal ohne und vergleiche, was je Stück bleibt. Wann sich ein ganzer Automat trägt, steht im Artikel Break-even beim Snackautomaten. Alle Artikel findest du im Wissensbereich.

Häufige Fragen

Welche Umsatzgrenzen gelten für Kleinunternehmer?

Nach § 19 Abs. 1 UStG darf der Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 25.000 € nicht überschritten haben und im laufenden Kalenderjahr 100.000 € nicht überschreiten.

Kann ich als Kleinunternehmer die Vorsteuer aus dem Wareneinkauf abziehen?

Nein. Deine Umsätze sind steuerfrei, und für Lieferungen, die du für steuerfreie Umsätze verwendest, ist der Vorsteuerabzug nach § 15 Abs. 2 Nr. 1 UStG ausgeschlossen. Die Umsatzsteuer im Einkauf ist für dich Kosten.

Zählt der Verkauf eines gebrauchten Automaten zum Gesamtumsatz?

Umsätze mit Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens bleiben bei der Ermittlung des Gesamtumsatzes außer Ansatz (§ 19 Abs. 2 UStG). Gehört der Automat zu deinem Anlagevermögen, zählt sein Verkauf also nicht mit.

Wie berücksichtigt VendTRIX die Kleinunternehmerregelung?

VendTRIX hat einen Kleinunternehmer-Modus nach § 19 UStG: GuV ohne Umsatzsteuer, Einkauf brutto, Warnung vor den Umsatzgrenzen.

Quellen

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