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Touren planen,
Fahrtkosten richtig ansetzen.

Die Fahrtkosten einer Tour setzt du entweder mit den tatsächlichen Kosten an oder mit einer Kilometerpauschale. VendTRIX rechnet die Fahrtkosten einer Tour aus Verbrauch und Kraftstoff- bzw. Strompreis oder mit der Kilometerpauschale und bucht sie auf Tipp in die GuV. Die Tourenplanung gibt es ab Tarif Pro.

Von Patrick Matthes, Geschäftsführer der Faltrix-Solutions GmbH · Stand: 23. Oktober 2026

Warum Fahrten in jede Automatenrechnung gehören

Jeder Automat muss befüllt werden, und dafür fährst du hin. Diese Fahrten sind echte Kosten, auch wenn du sie mit dem eigenen Auto erledigst und keine Rechnung dafür bekommst. Wer sie weglässt, rechnet seine Marge zu hoch. In unserer Break-even-Beispielrechnung stehen dafür 40 € im Monat, und schon dieser eine Posten verschiebt den Zeitpunkt, ab dem sich der Automat trägt.

Zwei Wege, Fahrtkosten anzusetzen

WegSo wird gerechnetGut für
Tatsächliche KostenStrecke × Verbrauch je 100 km × Kraftstoff- oder StrompreisEin ehrliches Bild deiner echten Spritkosten
KilometerpauschaleStrecke × fester Satz je KilometerEinfache, gleichbleibende Rechnung

Rechenbeispiel tatsächliche Kosten: Eine Rundtour von 84,5 km, ein Verbrauch von 8 Litern auf 100 km und ein Literpreis von 1,80 € ergeben 12,17 €. Mit genau diesen Werten haben wir die Fahrtkosten in VendTRIX getestet.

Kilometerpauschale: Für Arbeitnehmer erlaubt § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a EStG, beruflich veranlasste Fahrten mit den pauschalen Kilometersätzen anzusetzen, die das Bundesreisekostengesetz als höchste Wegstreckenentschädigung festsetzt. Für einen Kraftwagen sind das nach § 5 Abs. 2 BRKG 30 Cent je Kilometer. Ob und wie du als Betreiber eine Pauschale ansetzt, klärst du mit deiner Steuerberatung. Dieser Artikel ist keine Steuerberatung.

In VendTRIX wählst du einen der beiden Wege. Als Kleinunternehmer rechnest du brutto. Vorsteuer kommt nur mit dem passenden Schalter in die Rechnung, und die Pauschale rechnet VendTRIX nie netto. Mehr zum Kleinunternehmer-Modus steht im Artikel Kleinunternehmer im Vending.

Welche Strecke zählt

Gerechnet wird die Rundtour der Routenplanung. Hast du eine Startadresse hinterlegt, geht die Strecke ab dieser Adresse und zurück zu ihr. Ohne Startadresse beginnt sie am ersten Stopp. Die Fahrtkosten gehören zur ganzen Tour. Sie werden nicht auf die einzelnen Automaten verteilt.

Die Startadresse geht einmal beim Speichern an Nominatim (OpenStreetMap), damit sie als Ort auf der Karte gefunden wird.

Route berechnen und losfahren

Die Route berechnet VendTRIX über OpenRouteService und OpenStreetMap. Google Maps ist dabei nur eine von mehreren Karten-Apps, die du für die Navigation wählen kannst.

Die Navigation einer Tour läuft in der Karten-App des Kunden (Google Maps, Apple Maps oder eine andere App) weiter, auch wenn VendTRIX geschlossen ist. Zwei Grenzen solltest du kennen. Ein Google-Maps-Link erlaubt nur wenige Zwischenstopps, im Browser auf dem Handy höchstens drei. VendTRIX teilt lange Touren deshalb in Etappen. Apple Maps und der allgemeine Karten-Link öffnen nur den ersten Stopp.

Was aus den gebuchten Touren entsteht

Aus den gebuchten Touren entsteht automatisch ein Fahrtenbuch im Steuer-Export: je Tour Datum, Beginn (Startadresse), angefahrene Standorte mit Adresse in Fahrtreihenfolge, Ende, Zweck, Kilometer und Betrag. Es wächst mit jeder Tour und gilt für das gewählte Jahr.

Wichtig ist, was es nicht ist. Es ist die Aufzeichnung betrieblicher Fahrten für Kilometerpauschale bzw. Kostenansatz, kein Fahrtenbuch mit Kilometerständen im Sinne von § 6 Abs. 1 Nr. 4 EStG. Wer die private Nutzung eines Firmenwagens über ein Fahrtenbuch nachweisen muss, braucht dafür etwas anderes. Fehlen Adressen in deinen Stammdaten, steht im Blatt „nicht angegeben“ bzw. „Adresse nicht hinterlegt“.

Touren sinnvoll planen

  • Bündeln statt einzeln fahren. Fahr mehrere Automaten in einer Runde an, statt für jeden einzeln loszufahren. Jeder Kilometer weniger senkt die Kosten je Automat.
  • Einkauf und Tour zusammendenken. Wer vorher weiß, was knapp wird, fährt seltener zweimal. Mehr dazu im Artikel Sortiment optimieren.
  • Fahrten in die Marge rechnen. Ein Automat mit guter Produktmarge kann sich trotzdem schlecht rechnen, wenn er weit draußen steht. Die Produktmarge selbst prüfst du im Margenrechner.

Häufige Fragen

Wie berechne ich die Fahrtkosten einer Tour?

Entweder mit den tatsächlichen Kosten: Strecke mal Verbrauch je 100 km mal Kraftstoff- oder Strompreis. Oder mit einer Kilometerpauschale: Strecke mal fester Satz je Kilometer. Welcher Weg für dich steuerlich passt, klärst du mit deiner Steuerberatung.

Läuft die Routenplanung von VendTRIX über Google Maps?

Nein. Die Route berechnet VendTRIX über OpenRouteService und OpenStreetMap. Google Maps ist nur eine von mehreren Karten-Apps, die du für die Navigation wählen kannst.

Ist das Fahrtenbuch im Steuer-Export ein Fahrtenbuch für den Firmenwagen?

Nein. Es ist die Aufzeichnung betrieblicher Fahrten für Kilometerpauschale bzw. Kostenansatz, kein Fahrtenbuch mit Kilometerständen im Sinne von § 6 Abs. 1 Nr. 4 EStG.

In welchem Tarif gibt es die Tourenplanung?

Die Tourenplanung mit Fahrtkosten gibt es ab Tarif Pro.

Quellen

  • § 9 EStG, Werbungskosten (Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a, pauschale Kilometersätze nach dem Bundesreisekostengesetz), abgerufen am 23.10.2026.
  • § 5 BRKG, Wegstreckenentschädigung (Abs. 2: 30 Cent je Kilometer bei erheblichem dienstlichem Interesse an einem Kraftwagen), abgerufen am 23.10.2026.
  • § 6 EStG, Bewertung (Abs. 1 Nr. 4, ordnungsgemäßes Fahrtenbuch), abgerufen am 23.10.2026.
  • Google for Developers: Maps URLs, Get started (Zahl der Zwischenstopps je Plattform, im mobilen Browser bis zu drei), abgerufen am 23.10.2026.

Keine Steuerberatung. Das Rechenbeispiel zu den tatsächlichen Kosten ist eine eigene Beispielrechnung.

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Stand: 23. Oktober 2026